La digitalizzazione dei processi di firma ha comportato importanti vantaggi per le PMI, in particolare favorendo una maggiore sicurezza e trasparenza nelle transazioni finanziarie. Oggi, infatti, queste operazioni possono essere effettuate con tranquillità grazie alla protezione garantita dalle moderne tecnologie di firma digitale online, strumenti sempre più accessibili e semplici da utilizzare anche per le piccole e medie imprese.
Oltre alla sicurezza la firma digitale consente di risparmiare tempo velocizzando le attività di natura finanziaria, inoltre permette di gestire anche richieste complesse come una domanda di prestito che deve essere firmata da più persone o aziende. L’utilizzo di questa tecnologia è un passaggio essenziale del processo di trasformazione digitale delle PMI, per gestire con rapidità, efficienza e sicurezza le transazioni finanziarie e tutte le operazioni che richiedono l’apposizione di una firma autentica e personale.
Come integrare la firma digitale in azienda per gestire le operazioni finanziarie
Le aziende e gli studi professionali che vogliono avvalersi di una firma digitale online sicura in qualsiasi momento, sia in sede che in mobilità, possono utilizzare TeamSystem Signature, un software con cui conferire il pieno valore giuridico ai documenti elettronici e migliorare l’efficienza aziendale.
Il tutto supportando tutti i diversi tipi di firma digitale. Tra questi c’è la firma digitale remota, uno strumento che permette di firmare documenti da qualunque device connesso a internet senza l’utilizzo di dispositivi fisici come token USB o smart card. La firma elettronica semplice, invece, è una forma basilare che consente di conoscere l’autore della firma, ma non offre garanzie legali in caso di controversie. La firma elettronica avanzata ha un livello di sicurezza superiore, infatti garantisce che il documento non è stato modificato e permette di identificare il firmatario. La firma elettronica qualificata è ancora più sicura, in quanto ha lo stesso valore legale di una firma autografata.
Un software come TeamSystem Signature offre un ulteriore vantaggio, ossia una firma digitale online abilitata allo SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale). In questo modo è possibile eliminare le varie credenziali possedute e semplificare l’invio di documenti alla Pubblica Amministrazione, consentendo a professionisti e imprese di accedere con facilità e in sicurezza a tutti i servizi online della PA. La firma digitale online con SPID aiuta le aziende a lavorare con maggiore efficienza, riduce i tempi dell’operatività e permette di facilitare la gestione documentale con le pubbliche amministrazioni nazionali e locali.
Un software per la firma digitale online può inoltre essere integrato e affiancato con strumenti per verificare in modo semplice e rapido la validità di una firma digitale, un aspetto fondamentale soprattutto nel controllo dei processi legati alle operazioni finanziarie. Questo passaggio assicura l’integrità e l’autenticità di un documento, per sapere in maniera inequivocabile se non è stato alterato dopo l’applicazione della firma. L’utilizzo di questi strumenti garantisce la sicurezza delle transazioni, inoltre rafforza la fiducia tra le diverse parti coinvolte (aziende, enti pubblici, clienti, fornitori, eccetera).
Come funziona la scadenza del certificato di firma digitale
La firma digitale è sicura, offre maggiore trasparenza ed efficienza, fa risparmiare tempo, rafforza l’immagine del brand e riduce il rischio di frodi, inoltre favorisce la centralizzazione dei documenti aziendali. Un aspetto importante da conoscere, però, riguarda la scadenza del certificato di firma, infatti al pari di qualsiasi documento tradizionale come la carta d’identità anche i certificati digitali scadono. In questo caso hanno una durata di 3 anni, dopodiché è necessario procedere al rinnovo per altri 3 anni per evitare che il documento firmato digitalmente venga disconosciuto.
Tuttavia, la legge richiede una conservazione a norma di alcuni documenti elettronici di 10 anni, per questo alcune Certification Authority autorizzate dallo Stato italiano erogano un apposito servizio di marca temporale. In pratica, si tratta del metodo più diffuso per la validazione temporale dei documenti informatici, un servizio che consente di estendere la validità temporale di un documento firmato digitalmente. Tutto questo è possibile grazie a un sistema informatico abilitato che genera un apposito timestamp, conferendo una data certa ai documenti con pieno valore legale.
In sostanza, la marca temporale stabilisce in modo esatto e univoco la data in cui un documento informatico è stato firmato, mentre la firma digitale assicura l’integrità, l’autenticità e la validità del documento stesso. Comprendere bene questi due meccanismi è fondamentale per le aziende che vogliono digitalizzare i propri processi interni, per evitare spiacevoli inconvenienti come il disconoscimento dei documenti elettronici.
Il modo migliore per gestire queste attività è l’adozione di un software per la trasformazione digitale, una tecnologia indispensabile per sfruttare le opportunità del digitale in maniera efficienza, sicura e conforme alle legge.
Red.
